زمان، این ماهیت مرموز و ضروری یکی از اساسی ترین موضوعات مورد توجه درتمامی زمینه های حرفه ایست. زمان همیشه حرف اول را میزندوتصمیم گیرنده ای قوی در امور زندگیست. منبعی جاری، رایگان و تمام ناشدنی که درصورت توجه به آن پر بازده و در صورت عدم توجه موجب حسرت خواهد بود. منبعی غیر قابل ذخیره و برگشت ناپذیر .
در این نوشتار با نکاتی درباره مدیریت زمان برای پیشبرد هرچه بهتر اموروبدست آوردن بازدهی هرچه بیشتر از زمان آشنا میشوید.
چرا مدیریت زمان تااین حد اهمیت دارد؟

برایان ترسی از مشهورترین نویسندگان کتاب های خودیاری در کتاب مدیریت زمان خود می گوید:

مدیریت‌زمان‌برای‌برخورداری‌از‌حداکثر‌سلامتی‌و‌بهره‌وری‌شخصی‌حیاتی‌است.‌میزان کنترلی‌که‌بر‌زمان‌و‌زندگی‌خود‌دارید،‌شاخصی‌مهم‌ از‌ میزان‌ آرامش‌ درونی،‌ هماهنگی‌ و‌ سلامت‌ ذهنی‌ شما‌ است.‌  عدم‌توانایی‌در‌کنترل‌زمان‌منبع‌اصلی‌استرس،‌نگرانی‌و‌افسردگی‌است.هر‌چه‌بهتر‌ررویداد های‌مهم‌زندگی‌خود‌را‌سازماندهی‌و‌کنترل‌کنید،‌هرلحظه‌احساس‌بهتری‌خواهید‌داشت،‌انرژی‌بیشتری‌دارید،‌بهتر‌می‌خوابید‌و‌ کارهای‌بیشتری‌انجام‌می‌دهید.”

مدیریت زمان با کنترل و توزیع یکپارچه کار ها سبب کاهش فشار ناشی از کار و افزایش بهره وری میگردد، علاوه بر این بدلیل ایجاد ارتباطی متعادل در میان ابعاد مختلف زندگی سبب پیشرفت هرچه بیشترامور،افزایش حس کارامدی و اعتماد به نفس در فرد، افزایش احتمال جلب مشارکت های اجتماعی پر بهره و افزایش میزان آرامش روانی و بهزیستی جسمانی میباشد .
اصلی ترین نکات در مدیریت زمان چیست ؟

اساسی ترین نکات برای نظم بخشی هرچه بیشتردر استفاده از زمان عبارت است از :
1.کارهارا لیست کنید: نوشتن کار ها به تفکیک موضوعات اعم از شغلی و حرفه ای ، خانوادگی ، تفریحی ، خودیاری و… سبب ایجاد نظم ذهنی و توزیع متوازن امور در بستر زمان و همچنین یاد سپاری امور میشود. بهتر است لیست امور روزانه خود را درشب قبل از خواب برای روز بعد و یا در آغاز هر روز پیش از شروع کارهای روزانه آماده کنید.
2.کارهارا اولویت بندی کنید : کار های روزانه را بر اساس دو عامل فوریت و اهمیت به چهار گروه تقسیم کنید. کارهای فوری و مهم را در رده اول اواویت ها قرار دهید، همچنین برای کارهای غیرفوری ولیکن مهم برنامه ریزی دقیق انجام دهید. امور فوری و غیر مهم را به دیگران کار سپاری و از انجام امور غیر مهم و غیر فوری پرهیز کنید. این سبک از اولویت بندی امور ماتریس آیزنهاورنام دارد که ایده ابتدایی آن توسط دوایت دیوید آیزنهاور، سی و چهارمین رئییس جمهور ایالات متحده ارائه شده است.
3. به هر کار مقدار مشخص زمان اختصاص دهید: سیریل نورث‌کوت پارکینسون در سال ۱۹۵۵ در ذیل مقاله ای طنز آمیز در مجله اکونومیست از یکی از اساسی ترین مفاهیم در مدیریت زمان پرده برداشت

“هر کار تا زمانی که برای آن تعیین شده طول می‌کشد و این مدت ارتباط چندانی با میزان و ماهیت کار ندارد.”

قانون پارکینسون بیان میکند که اگر برای انجام کاری که 30 دقیقه زمان لازم دارد ، سه ساعت زمان داشته باشیم ؛ حتما آن کار را در سه ساعت به اتمام میرسانیم. بر اساس این قانون زمان دهی مشخص به هر کار سبب تنظیم ساعت ذهنی شده و تمرکز و دقت لازم برای انجام امور در زمان مشخص را ایجاد میکنند.
4. اموررا تسهیل کنید: در بسیاری مواقع عدم استفاده از ابزار، روش ها و یا عدم درخواست کمک از افراد ماهر سبب هدررفت زمان زیادی در پیشبرد امور میگردد. بهتر است برای ذخیره ی بیشتر زمان تا حد امکان از تسهیل کننده ها بهره برده شود.
5. مدیریت انرژی داشته باشید : از جمله اساسی ترین مسائل در عدم پیشرفت امور داشتن تفکرات غیر واقعی درباره‌ی توانایی ذهنی و جسمانی در پیشبرد کارهاست. در برنامه ریزی امور لازم است هر فرد بر اساس مقدار توانایی های خود ساعات کاری و استراحت را تنظیم نموده و برآن متعهد بماند.
6. از راهزنان زمان دوری کنید: در بسیاری مواقع در عین وجود برنامه ریزی حرفه ای، کارها به صورت مطلوب پیش نمیروند. در این صورت ضروریست اموری که سبب هدررفت بی نتیجه زمان می‌شوند، شناسایی گردد. این امور شامل مواردی از قبیل دیدار های بدون برنامه، اتلاف زمان طولانی مدت در شبکات مجازی و ارتباط جمعی،اهمال کاری، عدم توانایی در نه گفتن به امور خارج از برنامه، عدم وجود سلامت جسمانی و خستگی مفرط، عدم خواب کافی در زمان مشخص، مصرف داروهایی در جهت افزایش انرژی که سبب اختلال در چرخه خواب و بیداری میشوند، عدم تمرکز و پرش ذهنی، وجود نشخوار فکری درباره‌ی امور بی اهمیت و …میباشد.